La contabilidad de costes: ¿es realmente rentable tu consulta?

Francisco Santana recordaba lo difícil que le resultó salir adelante durante sus primeros años como fisioterapeuta. Después de deambular de clínica en clínica con trabajos temporales decidió hace 10 años montar su propia consulta de fisioterapia. Con constancia y buen hacer había logrado ganarse la confianza de sus pacientes.
Tenía un pequeño gabinete alquilado por horas que compartía con un psicólogo. Pagaba un alquiler de 1200€ y tenía la consulta disponible de las 9:00 a las 15:00 de lunes a viernes. Su trabajo se centraba en sesiones de fisioterapia breve, de 12 minutos de duración. Básicamente veía pacientes de mutuas o aseguradoras que le pagaban 12€ por consulta. Sabía que de promedio el gasto en material por cada sesión era más o menos de 2€ (entre cremas y algún vendaje elástico que utilizaba y que no cobraba a los pacientes). Esto le daba unos beneficios de 10€ por sesión.

Sin embargo desde hacía una semana estaba dándole vueltas a la oferta de su antiguo compañero de colegio Manuel. Manuel trabajaba como distribuidor de una empresa que fabricaba aparatos de fisioterapia por infrarrojos. Tras visitar su consulta había convencido a Francisco de que no podía seguir viviendo a base de sesiones de 12€. Tenía que modernizar su consulta. Para ello le ofrecía un aparato de electroterapia y termoterapia de última generación. Según Manuel las sesiones de electroterapia podían cobrarse a 60€. Además le ofrecía a Francisco unas condiciones inmejorables: no tendría que pagar nada, simplemente al mes por cada sesión que diera con el aparato tendría que pagar 40€ a la empresa fabricante.

Desde luego pasar de tener una consulta de “masajes a 12€” a otra con un aparato de electroterapia a 60€ era una idea tan atractiva que parecía de tontos no aprovechar esa oportunidad.

Si hay algo a lo que los profesionales sanitarios tenemos alergia es a los números. Incluso para aquellos que tienen consultas privadas la contabilidad y las finanzas son asuntos engorrosos que suelen dejarse en manos de alguna asesoría fiscal o de algún contable.

Por supuesto no tiene ningún sentido que un psicólogo se conozca el Plan General de Contabilidad para montar una consulta o que un médico con consulta privada se dedique a llevar la contabilidad de los guantes desechables que compra cada mes. Lo razonable es subcontratar ese tipo de servicios a empresas expertas en tales asuntos.

Sin embargo comprender conceptos básicos de la contabilidad y las finanzas sí que es muy útil para el profesional sanitario. Al fin y al cabo las decisiones que tome tendrán un gran impacto en los costes, los ingresos y en definitiva en la viabilidad de su pequeña consulta.

Para los profesionales que trabajan en la sanidad pública también es interesante reflexionar sobre la contabilidad de costes de sus propias consultas porque aunque no tengan que preocuparse por pagar las facturas tienen que gestionar unos recursos limitados (principalmente su tiempo) para sacar la máxima rentabilidad a los impuestos que pagamos todos.

En contabilidad de costes se diferencia dos elementos básicos: ingresos y costes (que no es exactamente lo mismo que gastos, pero que a efectos de este ejemplo pueden considerarse prácticamente idénticos).

Para que una organización (por ejemplo una empresa privada o pública) sobreviva en el tiempo es fundamental que los ingresos sean mayores que los gastos (por lo menos a medio plazo). De modo que la ecuación parece sencilla:

Beneficio = Ingresos – Gastos

En el ejemplo de Francisco Santana la primera idea intuitiva es que mientras en un caso los beneficios son de 10€ (12€ – 2€), al usar las máquinas de electroterapia los beneficios serán de 20€ (60€ – 40€ que paga al fabricante). Parece lógico optar por la segunda opción, que genera más beneficios.

Sin embargo las cosas son un poco más complicadas que todo esto (y por eso existen los contables).Por ejemplo está el coste de tener una consulta abierta, que en el caso de Santana es de 1200€ al mes.

Esto complica un poco más las cosas porque ¿cómo combinamos el coste de las vendas y de la máquina con el coste de alquiler de la consulta?. Podríamos calcular el número de horas que tenemos la consulta (6 horas x 5 días x 4 semanas = 120 horas al mes). Sabemos por tanto que cada hora de consulta nos cuesta 10€ (1200€ / 120 horas), pero lo cierto es que tenemos que pagar esos 1200€ atendamos pacientes o no.

¿Cómo resolver todo este lío de números?.

Para organizar un poco las cosas en contabilidad se dividen los costes en “directos/indirectos” y en “variables/fijos”.

Un coste directo es aquel que se puede asignar a la producción de una cosa determinada. Por ejemplo, si realizo una consulta donde pongo una vacuna a un niño el coste de la vacuna se puede asignar directamente a esa consulta. Un coste indirecto es aquel que no puede asignarse directamente a la producción de una cosa determinada. Por ejemplo la factura de la luz que pago por la consulta al mes no la puedo asignar a una consulta determinada, o el coste del salario de la secretaria que gestiona la agenda de la consulta.

Un coste fijo es aquel que no cambia aunque aumentemos el volumen de trabajo. Por ejemplo si pago un seguro médico de responsabilidad civil el coste será el mismo si atiendo a un paciente al año como si atiendo a mil. Un coste variable es aquel que aumenta cuando aumentamos el volumen de trabajo. Un ejemplo sería el de las vacunas (cuantas más vacunas pongo más vacunas gasto). Es importante destacar que no siempre un coste variable será un coste directo. Hay por ejemplo costes indirectos que son variables, aunque son raros. Por ejemplo el gasto en bombonas de oxígeno en un hospital aumentará cuantos más pacientes con insuficiencia respiratoria sean ingresados, aunque no se puede asignar fácilmente el coste a cada paciente particular.

En general cuando se trata de empezar una empresa pequeña (como una consulta) es mejor tener la mayor proporción de costes variables posibles. De este modo la inversión inicial no será muy grande porque al principio con pequeños ingresos tendremos pocos costes y conforme aumentan la actividad (tenemos más pacientes) podemos ir asumiendo los costes. Una empresa con un alto porcentaje de costes variables se adapta mejor a los cambios en la demanda y es capaz de sobrevivir aunque dejen de venir pacientes.

En algunos casos tener un porcentaje de costes fijos altos puede ser interesante para algunas empresas. Tener un porcentaje de costes fijos altos significa que pasado cierto punto crítico de actividad todo lo que sea tener más pacientes será mucho más rentable. Además si existen costes fijos altos será necesario invertir mucho dinero al principio, lo que impide que aparezcan competidores. Las grandes empresas hospitalarias y las aseguradoras funcionan en este tipo de negocio de costes fijos altos. Su problema es que en el caso de que caiga la demanda de sus servicios les es más difícil adaptarse.

¿Y qué hay de nuestro amigo Francisco y su dilema sobre la compra de la máquina de electroterapia?. Apliquemos la contabilidad de costes para arrojar un poco más de luz sobre el asunto.

Lo primero que hay que saber es la estructura de costes directos para cada opción:

Con estos número en la mano la opción de la electroterapia es la más adecuada pues su MCU (margen de contribución unitario) es mayor.

Por supuesto la siguiente pregunta que tiene que hacerse Santana es cuanto tiempo necesita para pasar una consulta típica y cuanto tardará en pasar una consulta de electroterapia. En otras palabras tiene que tener en cuenta el coste de su recurso escaso (el tiempo de alquiler de su consulta). La identificación del recurso escaso es fundamental a la hora de elegir la más rentable entre varias actividades posibles.

Francisco estima que tardará media hora por cada sesión de electroterapia, mientras que tarda 12 minutos en cada sesión de terapia manual. Al comparar los beneficios de una opción con los de la otra las cosas cambian:

Aunque la terapia manual produce menos beneficios por unidad lo cierto es que consume menos tiempo por lo que al final introducir la electroterapia produce menos beneficios.

¿Debe entonces Santana renunciar a introducir la máquina de electroterapia en su consulta?.

La respuesta es, como suele ocurrir en casi todas las decisiones: depende. En los cálculos hemos asumido una ocupación del 100%, es decir, que vamos a ser capaces de llenar todo el tiempo de consulta disponible bien de pacientes con terapias manuales o bien con pacientes para electroterapia.

Sin embargo es muy raro encontrar una empresa o consulta que utilice el 100% de su capacidad (si así fuera tendría otro tipo de problemas que no vamos a analizar hoy). Así que Francisco Santana repasó su agenda del último mes y comprobó que en realidad había ocupado solamente 72 horas de su consulta (estaba a un 60% de capacidad). En ese caso aún tenía un 40% de capacidad para atender a pacientes con electroterapia. De modo que los nuevos números quedaban de la siguiente manera:

Francisco Santana estuvo toda la tarde haciendo números. Al tener en cuenta los costes directos e indirectos así como su recurso escaso (el tiempo disponible de consulta) y la ocupación histórica real de sus recursos escasos había llegado a la conclusión de que introducir la máquina de electroterapia le permitía aumentar sus beneficios de 2400€ a 4320€ (un 80% más).

Estaba contento de que los números confirmaran la decisión que deseaba tomar, y en el fondo sabía que aunque no hubiese ganado más dinero habría comprado la máquina de electroterapia. La razón era sencilla: disponer de esos aparatos le permitía ofrecer un servicio más completo a sus pacientes así como sentirse más desarrollado profesionalmente. “Lo cierto es que hay decisiones que no se toman por dinero, pero si además los números salen uno se queda más tranquilo”, pensó para sus adentros.